Erste Schritte

Anmelden

Öffne die Anwendung und melde dich mit deiner E-Mail-Adresse und deinem Passwort an. Dein Zugang wird von einem Administrator eingerichtet; du erhältst dazu einen Einladungslink.

Menü

Oben in der Menüleiste siehst du nur die Bereiche, für die du berechtigt bist. Fehlt dir ein Bereich, wende dich an einen Administrator.

Rechts in der Menüleiste findest du:

• Mond-/Sonnensymbol – helles oder dunkles Design umschalten
• Konto – Passwort ändern und Zwei-Faktor-Anmeldung einrichten
• Logout – abmelden

Dieses Handbuch

Das Handbuch zeigt dir nur die Kapitel, die zu deinen Berechtigungen passen. Über das Inhaltsverzeichnis springst du direkt zu einem Kapitel.

Konto und Sicherheit

Über Konto in der Menüleiste erreichst du deine Kontoeinstellungen.

Passwort ändern

Unter „Passwort festlegen oder ändern“ gibst du das neue Passwort zweimal ein (mindestens 6 Zeichen) und klickst auf Passwort speichern.

Zwei-Faktor-Anmeldung

Unter „Zwei-Faktor-Anmeldung einrichten“ kannst du freiwillig eine Authenticator-App (z. B. Google Authenticator, Microsoft Authenticator) verbinden. Danach wird bei jeder Anmeldung zusätzlich ein sechsstelliger Code abgefragt.

Ist die Zwei-Faktor-Anmeldung aktiv, öffnen sich die Seiten erst nach Eingabe des Codes.

Passwort vergessen

Ein Administrator kann dir einen Link zum Zurücksetzen des Passworts erzeugen.

Dashboard

Das Dashboard gibt einen Überblick über den Kundenbestand, z. B. Verteilung nach Fabrikaten und Regionen sowie Hinweise zur Datenqualität (fehlende Kontaktdaten oder Koordinaten).

Viele Einträge sind anklickbar und führen – sofern du berechtigt bist – direkt zur passend gefilterten Kundenliste oder Netzwerk-Ansicht.

Kundenkarte

Die Kundenkarte zeigt alle Kunden, die du sehen darfst, als Markierungen auf der Karte. Die Farbe einer Markierung richtet sich nach dem Fabrikat bzw. den Fabrikaten des Kunden.

Filtern und Suchen

• Alle Händler – nur Kunden eines bestimmten Händlers anzeigen
• Alle Fabrikate – nur Kunden mit einem bestimmten Fabrikat anzeigen
• Kunde suchen… – nach einem Kunden suchen und direkt zu ihm springen

Kunden in der Nähe

Oben links über das Ebenen-Symbol lässt sich Umkreis einschalten. Dann zeigt die Karte nur Kunden im gewählten Umkreis um deinen Standort (10, 25, 50 oder 100 km). Die Auswahl der Entfernung erscheint nur, solange der Umkreis eingeschaltet ist. Der Umkreis lässt sich mit den übrigen Filtern kombinieren, und der Browser merkt sich die Einstellung.

Dafür braucht der Browser die Freigabe für deinen Standort. Ohne Freigabe schaltet sich der Umkreis wieder aus. Ein Klick auf 📍 aktualisiert den Standort.

Kundendetails

Ein Klick auf eine Markierung öffnet die Details des Kunden. Über In Google Maps öffnen lässt sich die Adresse z. B. für die Routenplanung öffnen.

Netzwerk

Die Netzwerk-Ansicht zeigt die Kunden gruppiert nach ihren Fabrikaten – so sind Beziehungen zwischen Kunden und Fabrikaten auf einen Blick erkennbar.

Über das Suchfeld (Name, Nr., Ort oder Fabrikat) und die Filter lässt sich die Ansicht eingrenzen. Filter zurücksetzen zeigt wieder alles an.

Kundenverwaltung

Die Kundenverwaltung zeigt alle Kunden, die du sehen darfst, als Liste.

• Über das Suchfeld suchst du nach Name, Ort oder Händler.
• Mit Alle Händler und Alle Fabrikate grenzt du die Liste ein.
• Ein Klick auf eine Spaltenüberschrift sortiert die Liste nach dieser Spalte.

Welche Kunden du siehst, hängt von deinen Länder- und Fabrikatfreigaben ab.

Kunden anlegen

1. In der Kundenverwaltung auf Neuer Kunde klicken.
2. Pflichtfelder Name und Land ausfüllen.
3. Adresse eingeben – über Adresse suchen kann sie automatisch ergänzt werden.
4. Weitere Angaben wie Telefon, E-Mail, Händler, Fabrikat, Nächster Kontakt und Kommentar nach Bedarf ergänzen.
5. Speichern.

Gibt es schon einen ähnlichen Kunden (gleicher Name und gleiche PLZ, gleiche E-Mail oder gleiche Telefonnummer), erscheint vor dem Speichern ein Hinweis. Du kannst dann Trotzdem speichern, Abbrechen (deine Eingaben bleiben erhalten) oder den vorhandenen Kunden öffnen. Verglichen wird nur mit Kunden, die du sehen darfst.

Du kannst nur Kunden in Ländern anlegen, für die du freigegeben bist.

Kunden importieren und ändern

Mit Importieren in der Kundenverwaltung legst du viele Kunden auf einmal an oder änderst viele vorhandene Kunden, z. B. eine ganze Spalte in Excel.

Viele Kunden ändern

1. Exportieren klicken. Du bekommst eine Excel-Datei mit allen Kunden, die die Liste gerade zeigt, einschließlich der Spalte ID.
2. Die Datei in Excel bearbeiten und speichern. Die Spalte ID nicht ändern.
3. Importieren klicken und die Datei wählen.
4. Die Vorschau zeigt für jeden Kunden, welches Feld sich von welchem Wert auf welchen ändert. Erst mit Kunden speichern wird etwas geändert.

Neue Kunden anlegen

1. Eine Excel-Datei (.xlsx) oder CSV-Datei mit einer Kopfzeile vorbereiten, ohne Spalte ID.
2. Importieren klicken und die Datei wählen.
3. Prüfen, welche Spalte welchem Feld zugeordnet ist. Gängige Überschriften wie „Firma“, „Telefon“, „PLZ“ oder „Ort“ werden automatisch erkannt. Spalten, die nicht übernommen werden sollen, auf ignorieren stellen.
4. Erscheint das Feld Land für neue Kunden ohne Land, ein Land wählen. Es erscheint nur, wenn die Datei neue Kunden ohne Land enthält und du für mehr als ein Land freigegeben bist.

Gut zu wissen:

• Zeilen mit ID ändern den vorhandenen Kunden, Zeilen ohne ID werden neu angelegt. Kunden, die in der Datei fehlen, bleiben unverändert. Gelöscht wird beim Import nie etwas.
• Geändert werden nur Spalten, die einem Feld zugeordnet sind. Eine leere Zelle in einer zugeordneten Spalte leert das Feld. Name und Land dürfen nicht leer sein.
• Den Namen eines Kunden kannst du per Import nicht ändern. Weicht er ab, wird die Zeile übersprungen. Das schützt davor, versehentlich falsche Kunden zu überschreiben. Umbenennen bitte einzeln über Bearbeiten.
• Hat jemand einen Kunden nach deinem Export in der App geändert, wird die Zeile nicht überschrieben. Dann neu exportieren und die Änderung wiederholen.
• Neue Zeilen mit gleichem Namen und gleicher PLZ wie ein vorhandener Kunde werden als mögliche Doppelte angezeigt und nicht angelegt, außer du setzt das Häkchen Trotzdem als neue Kunden anlegen.
• Fabrikate müssen bereits existieren. Mehrere Fabrikate in einer Zelle mit Komma trennen. Unbekannte Fabrikate zuerst unter Fabrikate anlegen.
• Fehlt bei einer PLZ die führende 0 (Excel macht aus 01067 gern 1067), wird das erkannt und nicht als Änderung gespeichert.
• Neue Kunden und geänderte Adressen erscheinen erst nach dem Geocoding richtig auf der Karte. Das startet ein Administrator in der Kundenverwaltung. Es läuft bei vielen Adressen einige Minuten (etwa eine Adresse pro Sekunde) und lässt sich mit einem weiteren Klick abbrechen und später fortsetzen.

Kunden bearbeiten

In der Kundenverwaltung öffnet das Stift-Symbol (Bearbeiten) in der Zeile eines Kunden das Bearbeitungsformular. Änderungen mit Speichern übernehmen oder mit Abbrechen verwerfen.

Kunden löschen

In der Kundenverwaltung über den roten Löschen-Knopf in der Zeile eines Kunden. Vor dem Löschen erscheint eine Sicherheitsabfrage.

Gelöschte Kunden lassen sich nicht wiederherstellen.

Kunden exportieren

Mit Exportieren in der Kundenverwaltung speicherst du die Kundenliste als Excel-Datei (.xlsx). Sie öffnet sich auch in LibreOffice und Google Tabellen.

• Exportiert wird genau das, was die Liste gerade anzeigt. Setze vorher Suche, Händler- oder Fabrikatfilter, wenn du nur einen Teil brauchst.
• Die Datei heißt kunden- mit dem heutigen Datum.
• Die Spalte ID braucht der Import, um Änderungen dem richtigen Kunden zuzuordnen (siehe „Kunden importieren und ändern“). Sie nicht verändern.
• PLZ und Telefonnummern stehen als Text in der Datei. So bleiben führende Nullen erhalten, auch wenn du Werte änderst oder neu eintippst.

Die Datei enthält Kundendaten. Speichere und teile sie nur, wo das erlaubt ist.

Fabrikate

Unter Fabrikate findest du alle Fabrikate mit der Farbe, in der sie auf der Karte und im Dashboard dargestellt werden. Über das Suchfeld suchst du nach Fabrikat oder Farbe.

Fabrikate pflegen

Je nach Berechtigung stehen dir folgende Aktionen zur Verfügung:

Ein neu angelegtes Fabrikat wird automatisch allen Nutzern freigegeben.

Benutzerverwaltung (Admin)

Unter Admin verwaltest du die Nutzer der Anwendung.

Nutzer einladen

Nutzer einladen, E-Mail-Adresse eingeben und Einladungslink erzeugen. Den Link gibst du dem neuen Nutzer weiter; darüber legt er sein Passwort fest.

Berechtigungen

Über Bearbeiten in der Zeile eines Nutzers legst du fest:

• Rolle – Nutzer oder Admin. Administratoren haben automatisch alle Rechte.
• Seiten und Aktionen – z. B. Kundenkarte sehen, Kunden anlegen/bearbeiten/löschen, Fabrikate anlegen/bearbeiten/löschen.
• Fabrikatfreigaben – welche Fabrikate der Nutzer sieht.
• Länderfreigaben – gelten für alle Kundenaktionen.

Weitere Aktionen

• Ruecksetzlink – Link zum Zurücksetzen des Passworts erzeugen
• Sperren / Reaktivieren – Zugang vorübergehend sperren
• Loeschen – Nutzer dauerhaft entfernen